Penerapan
Teknologi Informasi Atau Sistem Informasi Dalam Sebuah Perusahaan Dalam
Mencapai Keunggulan Yang Strategis
Ada tiga sasaran utama dari upaya
penerapan informasi dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi
kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang
mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen
dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.
Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan
kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard,
2002).
Namun sering
ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja
dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal
tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada
teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat
strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang
bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan
perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl,
1992). Permasalahan di dalam penerapan SI/TI pada suatu organisasi dapat
dikatakan sebagai paradoks produktivitas (Roach, 1994). Dimana didalam penerapan SI/TI
sudah diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain seperti halnya
keamanan, sumber daya manusia, transparansi, dan lain-lain
bersifat sebaliknya.
Perencanaan
strategi sistem ini akan memberikan gambaran bagaimana cara pendekatan
untuk melakukan perencanaan sistem informasi teknologi informasi secara
strategis dalam perusahaan. Perencanaan strategis sangat penting dilihat dari
berbagai aspek, antara lain:
l Strategi Bisnis,
l Perkembangan Teknis Global,
l Kebutuhan Aplikasi dan
Infrastruktur,
l Sumber Daya Manusia,
Keuangan dan lain-lain.
Semua
elemen-elemen diatas perlu dijadikan satu sehingga rencana akhir (TI
Plan) merupakan suatu rencana yang menyeluruh dan didukung perusahaan
secara utuh. Dalam mencapai rencana strategis yang lengkap dan efisien, seorang
perencana perlu mengetahui pendekatan-pendekatan metodologis (proven method).
Perencanaan strategis (strategic plan) harus bisa memberikan jalur
migrasi (migration path) yang bisa mengatasi kelemahan-kelemahan yang
ada, mengeksploitasi kekuatan dan memunculkan kebutuhan-kebutuhan baru
Sasaran utama dari upaya penerapan
SI/TI dalam suatu organisasi :
1. memperbaiki efisiensi
kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi.
2. meningkatkan keefektifan manajemen
dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan.
3. memperbaiki daya saing atau
meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya
dan cara berbisnis
Namun sering
ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja
dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal
tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya
saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari
penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking
business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan
lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992).
1. Analisis dan representasi data tidak menunjukkan terjadinya peningkatan
produktivitas
Produktivitas à pembandingan output dengan
input
Outputà pengukurannya sangat relatif
sifatnya
Input à pemakaian TI dalam perusahaan bersifat
sistemik yaitu menyebar keseluruh proses ini dan aktivitas penunjang yang ada,
sehingga sulit menentukan proporsi nilai investasi.
2. Tingginya Alokasi IT
Kurang adil
jika investasi dalam TI hanya dibebankan pada sebuah proses atau sub sistem, sementara
kontribusi manfaat yang ada di dirasakan diberbagai proses yang lain
diperusahaan
Contoh kasus
:
Pengadaan
investasi mesin ATM
meningkatkan
produktivitas pelayanan pada pelanggan dibandingkan dengan petugas teller
Manfaat sistemik yang ada adalah:
q mempercepat transfer antar rekening
q mengurangi biaya komunikasi dan
transaksi
q meningkatkan rasa aman pelanggan
q kepuasan nasabah
3. Ada kerugian yang muncul di area
kerja lainnya
Penggunaan
sebuah aplikasi di satu departemen/ divisi berhasil meningkatkan produktivitas
karyawan yang ada di dalamnya
Karena
produktivitas meningkat, perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan pada
departemen divisi terkait dan memindahkan ke divisi lain
Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah
investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada
organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada
kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak
membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang
telah dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan
keuangan, operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor
cabang, perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead
time, melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah
penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih
banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).
STRATEGI SI
DAN STRATEGI TI
Bila kita mengharapkan agar penerapan TI optimal,
dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi.
Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan
kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran
organisasi. Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997).
PERENCANAAN
STRATEGIS SI/TI Perencanaan
strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis
komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan
merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari
pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam
memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga
menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan
baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Beberapa
karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi
utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi
bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta
pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom
up dan analisatop down (Pant & Hsu, 1995).
Perencanaan
strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis
komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan
merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari
pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam
memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga
menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan
baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Beberapa
karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi
utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis;
adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta
pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom
up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).
Pendekatan
metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI
dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap
peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu
organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. Kurang bermanfaatnya
investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan strategis SI/TI
yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.
Metodologi versi ini terdiri dari
tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan
terdiri dari:
1. Analisis lingkungan bisnis internal,
yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran, sumber daya,
proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.
2. Analisis lingkungan bisnis
eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim bersaing
perusahaan.
3. Analisis lingkungan SI/TI internal,
yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini,
bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap
bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur
teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.
4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal,
yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta penggunaan SI/TI
oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.
Sedangkan tahapan keluaran merupakan
bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis
SI/TI yang isinya terdiri dari:
1. Strategi SI bisnis, yang mencakup
bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai
sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.
2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan
dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI.
3. Strategi Manajemen SI/TI, yang
mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, untuk
memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
Beberapa
teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi
ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value
Chain, metode Critical Succes Factors, metodeBalanced
Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid.
Tujuan utama
perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan
analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer.
Untuk perencanaan strategi
informasi dapat dilihat dari dua sisi yaitu:
¡ data, arah tinjauan strategisnya
adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise.
¡ aktivitas, arah tinjauan
strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan
kinerja enterprise.,
Perencanaan
Strategis Sistem Informasi (Strategic Information System Planning/SISP)
digunakan untuk mendukung strategi bisnis organisasi agar mampu mencapai tujuan
bisnisnya dengan lebih cepat. Kemampuan tersebut terkait langsung dengan
bagaimana organisasi memilih strategi, aplikasi dan kebijakan organisasi yang
tepat dengan berfokus pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI).
Perencanaan
Strategis SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi dalam mengembangkan
kompetensi intinya untuk mampu bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar